🫂

Documenten opslaan in Google Drive

Op Google Drive werken we met een gestructureerd systeem om alle documenten overzichtelijk op te slaan per klant, jaar en project. Dit zorgt ervoor dat iedereen gemakkelijk de juiste bestanden kan vinden en bewerken. Hoe je dit precies aanpakt en waar alles thuishoort, lees je in de uitleg hieronder.

Snel naar:

Doel

Overzichtelijk opslaan en bewaren van bestanden

Procedure

Input
Wat moet er aangeleverd worden:
  • Documenten
Stappen
  1. Open de map ‘Actieve projecten’.
  2. Zoek de juiste klantmap en ga naar het betreffende jaartal
    1. Open deze map
  3. In deze map zie je diverse submappen*
    1. 01 Business
    2. 02 Input klant
    3. 03 Assets
    4. 04 Presentaties
    5. 05 Tekst
    6. 06 SEO/SEA
    7. 07 Website
    8. 08 Projectmanagement
    9. Projecten
  4. Wanneer je bestanden aanpast maak je binnen de juiste map een ‘oud’ map aan. Op deze manier blijven de oude bestanden bewaard en blijft het nieuwste bestand altijd op de juiste plek in de map staan.
  5. Bestanden worden altijd opgeslagen als versies, bijvoorbeeld:
    1. Het eerste bestand heet [naam]_V1, tweede bestand [naam]_V2, derde bestand [naam]_V3 etc.
  6. Zorg dat het overzicht ook binnen de submappen overzichtelijk blijft. Bijvoorbeeld;
    1. Als we een logo ontwikkelen voor een klant zet je dit in: 03 Assets > 01 Huisstijl >[nieuwe map] Logo
      1. Zorg ervoor dat alle elementen die komen kijken bij een logo ontwikkeling een eigen map krijgen (binnen de logo map);
        1. Beeldmerk
        2. Logo
        3. Fonts/typografie
        4. Inspiratie/moodboard
        5. etc.
    2. Als we een tekst schrijven voor een bepaald project zet je dit in: 05 Tekst > [nieuwe map met onderwerp]
      1. In deze map kun je dan alle bestanden opslaan die met dit onderwerp te maken hebben
    3. Als we een wireframe hebben gemaakt voor een klant slaan we dit op in: 07 Website > [nieuwe map; wireframe]
      1. In deze map sla je dan de eerste versie op (V1) en wanneer je het bestand aanpast sla je dit op als V2 etc.
* Uitleg submappen
01 Business
  • In deze map worden alle documenten opgeslagen gerelateerd aan:
    • Overeenkomsten
    • Contracten (getekend)
    • NDA’s etc.
02 Input klant
  • In deze map worden alle documenten opgeslagen die de klant ons heeft aangeleverd. Denk hierbij aan:
    • Fotografie uit eigen bezit van de klant
    • Documentatie voor naslag en of deskresearch
    • Huisstijlelementen zoals:
      • Logo in diverse bestandsformaten
03 Assets
  • In deze map worden alle documenten verzameld die wij als Merkelijkheid voor de klant produceren die gerelateerd zijn aan visual en beeld;
    • 01 Huisstijl
      • Logo ontwerp
      • Styleguide
      • Fonts
      • etc. alles gerelateerd aan de huisstijl van de klant
    • 02 Videoproductie
      • Alle versies van de geleverde video
    • 03 Stockbeeld
      • Aangekocht stockbeeld
    • 04 Afbeeldingen
      • Aangekochte afbeeldingen
    • 05 Fotografie
      • Shotlist tbv fotografie
      • Onbewerkte foto’s tbv selectie voor klant
      • Definitieve selectie van klant
      • Definitieve bewerkte selectie van klant
04 Presentaties
  • In deze map komen alle presentaties te staan die we voor de klant hebben gemaakt. Hierbij moet je denken aan;
    • Presentatie voor workshops (positioneren)
    • Positionering
05 Tekst
  • In deze map worden alle bestanden opgeslagen die gerelateerd zijn aan het schrijven van teksten:
    • Interviews
    • Artikelen
      • SEO
      • SEA
    • Nieuwsbrieven
    • Landingspagina’s
    • etc.
06 SEO / SEA
  • In deze map wordt alles opgeslagen dat aan SEO en SEA gerelateerd is;
    • Zoekwoordenonderzoek(en)
    • Leadlijsten
    • Google Ads campagnes
      • Teksten
      • Uitkomsten
07 Website
  • In deze map wordt alles opgeslagen dat betrekking heeft op de website:
    • Website specificatie document
    • Wireframe
    • Webdesign
    • Foto’s die verkleind zijn voor de website
    • etc.
08 Projectmanagement
  • In deze map worden alle documenten opgeslagen die belangrijk zijn voor de projectmanager zoals:
    • Notulen van (online) meetings
    • Marketingmeeting presentatie(s)
    • Offertes van derden (drukwerk, vertalingen etc.)
Projecten
  • Dit is standaard een lege map en hier worden mappen aan toegevoegd wanneer we een nieuw project voor een klant opstarten. Hierbij kun je denken aan:
    • Whitepapers
    • Drukwerk als flyers en brochures
    • Advertenties
    • Animaties
    • Shorts
    • etc.
Output
Wat komt eruit:
  • Een overzichtelijke klantmap waarin alles onder de juiste submap is opgeslagen