👩‍💼

Werken in WeFact

Wefact is onze go-to tool voor facturatie en online administratie. Het programma is gebruiksvriendelijk en helpt ons om snel en overzichtelijk facturen te maken voor al onze werkzaamheden. Van abonnementen en reiskosten tot losse projecten en betalingsherinneringen, alles regel je in een handomdraai. Benieuwd hoe het werkt? Hieronder lees je precies wat je moet doen om soepel aan de slag te gaan.

Snel naar:

Doel

Wefact is ons factuurprogramma en online administratie. Wij maken hierin facturen van alle werkzaamheden, die we voor onze klanten uitvoeren.
Het is een heel makkelijk programma in gebruik en veel acties spreken voor zich. Gewoon doen!

Procedure

Input
De belangrijkste werkzaamheden voor een goede facturatie zijn;
  • abonnementen i.v.m. vaste maandelijkse kosten (maandfee) bij een nieuwe debiteur aanmaken;
  • maandelijks de online marketing kosten (Google Ads, LinkedIn etc) en eventuele reiskosten (totaal aantal km x0,91ct) meenemen op de facturen;
  • ad hoc facturen voor losse projecten/werkzaamheden versturen;
  • ook kun je in Wefact zien welke facturen betaald zijn. Haal daarom regelmatig bij de tab Exporteren (links in het menu) de betalingen op door op de blauwe link (rechtsboven) “Betalingen ophalen” te klikken. Zo wordt bijgewerkt wie betaald heeft;
  • betalingsherinneringen naar klanten, die (bewust) vergeten zijn om te betalen, sturen: in het dashboard staat een balk met de facturen waarvan de betalingstermijn verstreken is, zie bijlage, en bekijk om welke facturen het gaat door te klikken op “Klik hier om de facturen te bekijken” Door op de oranje link “1e/2e/aanmaning herinnering versturen” te klikken, kun je actie ondernemen;
  • Jens en Tal stellen ook wel eens een offerte op in Wefact, die kun je dan weer omzetten in een factuur, als deze akkoord gegeven is.
Stappen
  • om Wefact op te starten, log je in onder het account van Ties;
  • je zoekt in de zoekbalk naar de betreffende klant/debiteur (als deze er nog niet in staat kun je bij het tabje “Relaties” een nieuwe debiteur aanmaken)
  • door op de blauwe link met het debiteurennummer te klikken kom je bij de klantpagina;
  • mochten er bijvoorbeeld adresgegevens veranderen, dan kun je die hier ook aanpassen door op “Debiteur bewerken” te klikken;
  • daar staat onderaan een overzicht van de reeds verstuurde facturen en de status hiervan; voldaan of wacht op betaling;
  • bovenaan de debiteurenpagina staat een balk met “Nieuwe factuur” en “Abonnement”. Daar kun je dus aan de slag! Het is echt een invuloefening en niet moeilijk;
  • vul bij “Omschrijving” de naam van het project en eventueel PO nummer in (die kun je ook bij “Referentie” rechts zetten) óf een omschrijving van de betreffende werkzaamheden (zodat de klant weet waar het over gaat) en daarnaast het bijbehorende tarief. Gebruik zoveel regels als nodig; “Factuurregel toevoegen of Notitieregel”. Je kunt dus ook notitieregels toevoegen, waarin je een eventuele toelichting kunt zetten. Het is echt een kwestie van proberen. Uiteindelijk klik je op de button rechtsonder “Factuur aanmaken”;
  • je kunt de factuur altijd verwijderen als je iets verkeerd hebt gedaan, maar niet meer als de factuur verstuurd is. Dan moet je klikken op de button ” Gedeeltelijk crediteren”;
  • in het dashboard zie je een overzicht van conceptfacturen, die nog verstuurd moeten worden. Zie bijlage;
  • door onder “Factuurnr.’ op de blauwe link Concept met een nummer erna te klikken kom je bij de factuur. Als je rechts op “Factuur inplannen” klikt, kun je selecteren op welke datum en tijdstip je de factuur automatisch door het programma wilt laten versturen;
  • mocht de factuur toch niet juist zijn, dan kun je deze bovenaan “Verwijderen”.
Output
Wat komt eruit:
  • een offerte
  • een factuur
  • een credit factuur
  • een betalingsherinnering

FAQ

Vraag gerust aan Esther of Ties hoe het werkt! Door te laten zien, zul je sneller leren!